INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ FÜR MANDANTEN
1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notarin Stefanie Weber und Notar Dr. Jonas Bühler. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden, und zwar wie folgt:
Verantwortliche/r
ANSCHRIFT
Notare Weber & Dr. Bühler
Insel 2, 89231 Neu-Ulm
TEL: 0731/ 97450-0
FAX: 0731/ 97450-22
E-MAIL: info@notare-weber-buehler.de
Datenschutzbeauftragte/r
ANSCHRIFT
Notare Weber & Dr. Bühler
z. H. des/der Datenschutzbeauftragten
Insel 2, 89231 Neu-Ulm
TEL: 0731/ 97450-0
FAX: 0731/ 97450-22
E-MAIL: steck@notare-weber-buehler.de
2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?
Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.
- Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
- Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
- bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
- in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
- in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.
4. An wen gebe ich Daten weiter?
Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.
Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.
Eine Kommunikation per E-Mail (bspw. Beantwortung von Anfragen, Versand von Entwürfen)
ist möglich. Ausgehende E-Mails werden mit einer Transportverschlüsselung versendet
(„Start-TLS“), die den Inhalt der E-Mail während des Übertragungsvorgangs von unserem
Mail-Server an den Mail-Server Ihres E-Mail-Providers vor einem unbefugten Zugriff Dritter
schützt. Bitte beachten Sie, dass eine Transportverschlüsselung nur erfolgen kann, wenn der
von Ihrem E-Mail-Provider eingesetzte Server diese unterstützt.
Die Transportverschlüsselung betrifft nur den Übertragungsvorgang und schützt den Inhalt
der E-Mail nicht vor einem Zugriff auf die Mail-Server. D. h., dass ein unbefugter Zugriff durch
den E-Mail-Provider oder einen Dritten, der sich Zugang zu den Mail-Servern verschafft hat,
möglich ist. Eine hiergegen gerichtete Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird nicht angeboten.
Außerdem kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Transportverschlüsselung
entschlüsselt und während des Übertragungsvorgangs ein Zugriff auf den Inhalt der E-Mail
erfolgt. Sie haben daher die Möglichkeit, einer E-Mail-Kommunikation zu widersprechen. In
diesem Fall erfolgt die Kommunikation schriftlich auf dem Postweg.
5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.
Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
- Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
- Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.
7. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht:
- Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
- unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
- Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
- von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
- der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
- sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: …
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
Baden-Württemberg
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift: Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711/615541-0
Telefax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Bayern
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Prof. Dr. Thomas Petri
Postfach 22 12 19, 80502 München
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Berlin
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage), 10969 Berlin
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Brandenburg
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203/356-0
Telefax: 033203/356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
Bremen
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Frau Dr. Imke Sommer
Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven
Tel.: +49 421 3612010 oder +49 471 5962010
Fax: +49 421 49618495
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de
Hamburg
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg
Telefon: (040) 4 28 54 – 40 40
Telefax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Hessen
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 611
Mecklenburg-Vorpommern
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a, 19055 Schwerin
Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Niedersachsen
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Nordrhein-Westfalen
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Rheinland-Pfalz
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40, 55020 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Saarland
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken
Telefon: 0681 / 94781 0
Telefax: 0681 / 94781 29
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Sachsen
Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
Devrientstraße 1, 01067 Dresden
Telefon: 0351/493-5401
Telefax: 0351/493-5490
E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de
Sachsen-Anhalt
Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Dr. Harald von Bose
Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg
Postfach 1947, 39009 Magdeburg
Telefon: +49 391 81803-0
Telefax: +49 391 81803-33
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
Schleswig-Holstein
Marit Hansen, ULD – Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
Fax: 0431 988-1223
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Thüringen
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 900455, 99107 Erfurt
Telefon: 0 361 / 57 311 29 00
Fax: 0 361 / 57 311 29 04
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de